会社を起ち上げたら「就業規則」を作りましょうという、セミナーに参加してきました。
個人事業主やフリーランスのような、自分一人で働いている人は、あまり関係ないかもしれませんが、従業員を一人でも雇うのであれば、この就業規則を作ったほうが良いという内容でした。
そして、どういう目的で、どのような内容にすればいいかを教えていただきました。
教えてもらった内容を覚えておくためにブログを書いておくので、興味のある人だけ読んでみてください。
雛形サイトはそのまま使うべからず
ちなみに、WEBで検索すると、こうしたドキュメントの雛形がダウンロードできるサイトは、沢山あります。
雛形がダウンロードできるサイト
モデル就業規則について | 厚生労働省
就業規則の作成例 | 東京労働局
労務.com
BIZ KARTE
何故そのまま使ったらいけないのか・・・
就業規則は一度作ってしまうと、変更するのがなかなか難しくなります。
具体的に言うと、法律が変わるという場合以外は、変更する際に就業規則の対象者の不利益になるような変更はなかなかできなくなるためです。
そらそうですよね、従業員の都合が悪くなるように会社のルールが変わってしまっては、働く人のモチベーションも下がるし、会社としても従業員の流出も懸念しなければいけません。
そんな訳で、会社側が都合の悪い事や、そもそも書き間違いがあるような内容を書き直す際でも、ものすごく慎重に行わなければいけないので、雛形サイトでダウンロードしただけの就業規則は、十分に検討されていない状態なので、そのまま使うことはオススメできないそうです。
実際に、急いで作られた就業規則がダウンロードした就業規則をそのまま利用したという会社で、悪意のある従業員の方に文言を逆手に取られてしまったという事例がありました。
９時出社、１８時退社、休憩時間１時間、１日の就業時間８時間、という会社で残業に関する以下のような文言で書かれていたそうです。
「時間外手当てについては、終業時刻の１８時を超えた時間について２５％増しの割増賃金を支払う」
上記の文面の場合、会社を半休とって午後出社した人でも、１８時以降に割増料金を支払わなければならない様になってしまいます。
ここでは「１日８時間を超えた場合に・・・」というような文言に変更しておかなければ、会社として本来支払わなくてもいいコストが発生してしまうという事です。
就業規則の内容
基本的に就業規則は以下の様な分類で書かれます。
絶対的必要記載事項
1. 就業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇
2. 育児休業や介護休業法に基づく規約
3. 賃金（臨時の賃金等を除く）の決定、計算方法や支払い方法、締め切り及び支払時期、昇給に関する事項
4. 退職（解雇の事由を含む）に関する事項
相対的必要記載事項
1. 退職手当に関する適用sれる労働者の範囲、計算及び支払いの方法、支払時期に関する事項
2. 臨時の賃金及び最低賃金金額の定め等
3. 労働者に食費、作業用品、その他の負担をさせる定めをする場合の事項
4. 安全及び衛生に関する定め
5. 職業訓練に関する定め
6. 災害補償及び、業務外の疾病扶助にかんする定め
7. 表彰及び制裁の定め、その種類及び程度にかんする事項
任意的必要記載事項
1. 終業規則の目的や適用範囲
2. 服装起立
3. セキュリティ対策
4. 採用手続き
5. 企業理念など
そもそも就業規則とは・・・
「就業規則とは？」と聞かれると、その名の通り「規則、ルール」なのですが、
会社のルールブック
という認識が一番しっくりきます。
会社側とｓれる使用者が作成するモノですが、以下のような優先順位があると考えましょう。
法令 ＞ 労働協定 ＞ 就業規則 ＞ 労働契約
そして、就業規則は、「労使間のトラブルを未然に防ぐモノで、トラブルが起こった際に対応する根拠になるもの」であると認識しておきましょう。
こうやって考えると、就業規則をしっかり作っておかなければ、トラブルが発生した祭に、会社として対応できない状態を招きかねないという事ですね。
人を雇う時
従業員を雇うときには、「従事するための契約書」を従業員と交わすのがよく、決して口頭だけで雇用を進めない事です。
小さな会社であれば、社長の一言で、人が採用できて、ルールも暗黙の了解のような形も存在しますが、従業員は何が何処までルールなのか気になるはずです。
退職時の取り決めがなければ、従業員がある日突然、会社に来なくなっても、どの時点が明確な退職日なのかがよくわからなくなることがあります。
そうした為の終業規則ですが、人を雇う時には以下のような書面を交わすのがいいそうです。
1. 労働条件通知書
2. 雇用契約書
3. 健康診断書（必要に応じて）
これらの契約をするためには、しっかりした「就業規則」を事前に作って置かなければいけないこともよく分かります。
最後に
就業規則は、作って置くだけではダメで、キチンと運営するために、従業員を含む関連するすべての人が読める場所に設置し、理解してもらわなければいけません。
だって、そもそも、就業規則を作って、丁寧に金庫に入れているなんて、なんの意味もないですし、それを読む手段がない従業員は、「知らなかった」という事になりかねませんからね。
せっかく作っても、ルールとして周知しなければ、知らないのと同じという事です。
そして、いちばん重要なのは、「就業規則」を読んでよく意味がわからない場合など、過去に就業した会社に存在していたのを思い出しますが、
小学生でも読んで分かる文章で書く事。
誰が読んでも、解釈を間違えないという認識ですが、これはとても重要で、こうした配慮が無く、解釈が分かれてしまう場合は、当たり前ですが、トラブル時にはそれぞれが都合のいいように解釈してしまいますよね。
ただ、お硬い記述ばかりの窮屈なルールを作ってしまっては、そもそもの働くモチベーションが削がれてしまう事もあるのし、毎年のように変わっていく法律や、新たに加わってくる社会事情などを考慮して、年に一度は見直しを行い、必要に応じて変更をしていく運用も大切なようです。
ルールを作る時の囚われとして、「他の会社でやっているから」という理由で作られたルールは従業員には冷めて捉えられる事が多いので、是非、会社のビジョンに合わせてルールを作り、就業規則として文面化するのが良さそうです。
さて、まだ人を採用していない僕の会社も、採用する日の為に今から就業規則を作っておこうと考えさせられたセミナーでした。
