会議が多い会社の特徴

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会議ばっかりで自分の仕事ができない!!
といつも愚痴っている会社員、多いのではないでしょうか?
これまで僕が努めてきたいくつかの会社で、毎日のようにいろいろな人からこの言葉を聞いてきました。
もちろん、僕も毎日このセリフを言っている時期もありました。
 
実際に仕事であるはずの会議で、何故こうした愚痴が溢れるほど仕事に支障が出るのかを考えてみました。

会議が多いのは意思決定が弱い組織

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WEBでググってみると、上位にこのような記事が出てきます。
会議が多い会社は、タスク管理が未熟な会社。 | Books&Apps
この記事では、多くの会議が「上司の意見を発表する場」「アイデアを出し合う場」「問題があると詰める場」との事ですが、これらもあるあるではないでしょうか?
ちなみにこの記事の半券メモ制度は非常にいい方法だと思いました。
いいアイデアいただきました!!
 
ということで、会議が多いという会社は組織上の問題が潜んでいることがよく分かります。
それが何かは組織内部の問題なので10社10様だと思います。

会議の質

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会議が多いまたは長いという場合は「会議の質」を問う人が多いと思いますが、一体会議の質とはどういう事を言っているのか?
個人的にはこれがピンと来なくて、単純に「退屈な会議」「その場に自分がいなくてもいい会議」などが質が低いと考えていました。
 
もちろん、会議に参加しているのにダラダラと進行していて、ENDの時間も見えない会議はとにかく嫌で、その会議を仕切っている人がダラしないという印象しか会議後に残っていませんでした。
 
GoogleのWorkRulesに書かれてあった「30分会議」というのが会議の質という言葉の解答に一番理解しやすかったです。
Google社では、採用面談や重要な会議も基本的に30分という時間制限を設けているのだが、その理由は「時間がもったいないから」だそうです。


 
この本を読んでから、会社で使っている会議設定のデフォルト時間を25分に設定しなおしました。
※GoogleAppsを使っているとカレンダーの設定で、行えます。(デフォルトは60分)
多くのカレンダーシステムで、60分設定になっていて、まるで1回の会議では60分行うことが当たり前のように自然に思えているのが不思議です。
ちなみに30分でなくて25分というのは、5分前に会議を終了するクセも同時に付けておく必要があると考えたからです。
これも会議の質を下げる大きな要因でもあり、開始・終了共に5分前行動を意識すれば、自ずと会議の質もあがるのです・・・不思議と・・・

良くない会議の定義

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会議なんて議論ポイントがわかっていれば事前に考えを持ち寄って15分から30分あれば、十分に共有できます。
そもそも情報共有だけの会議であれば、メールで資料送付して読んでおくだけでいいですからね。
 
会議が長いな・・・と感じた時に、以下のような事が原因だと思いました。

みんなの意見が出揃わないと、何故か次のステップに進めない。
会議を行う時の資料作成が「アジェンダ」のみで、内容資料の作り込みが無い、または甘い。
会議参加者が、否定的な意見を言うことに命を掛けている事が多い。
会議責任者が自分の意思で決定できない。

なんとなく、嫌な会議という印象を受けると思いますが、会議に参加する人に心が入っていないと、こうした会議は往々にして起こりがちなのです。
結果、多くの従業員の時給を無駄に使う会議が増えていく悪の循環ですね。

会議は何のために行うのか?

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会議ってそもそも何で行うのでしょうか?
「情報共有」「意見交換」「ブレインストーミング」「定期的なコミュニケーション」
どれも重要に思えますが、10人が参加する会議を行なった場合、仮に時給1000円の従業員が参加したとすると、1万円の会議という事になります。
もちろん、正社員である人の従業員の場合はこんな金額ではすみません。役職者などが入っているとこの10倍ぐらいになってもおかしくないでしょう。
10万円の会議って考えたら、それに該当する質かと言えるかどうかですよね?
多くの場合、無駄な方が多いと思います。
必要最低限の適正人数で、そのメンバーがそのタイミングでしか話せない内容を会議としてする必要があるという事ですね。
定例会議は愚の骨頂かもしれませんね。
きっと「詰める会議」が多いと考えられます。
 
部下はたまったもんじゃないですね・・・

これから組織作りを行う人の為に

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会議をすること自体は全く悪いことではなく、従業員コミュニケーションと割り切って行うという事もある意味重要でしょう。
僕の考える会議とは、参加者が目的意識を持てているかどうかに尽きると思います。
「毎週の定例会議だから面倒くさいけど参加・・・」
というような参加者がいるぐらいなら、参加してもらわなくてもいいと考えるぐらい、会議に望む姿勢を従業員教育した方が絶対に組織としての質が向上すると思いませんか?
 
個人的な感想ですが、固定概念で進みがちな悪い文化が会議だと思うので、組織の質を上げたければ、最初に会議の質を上げる事だと強く思います。

参考

会議が多い会社は、タスク管理が未熟な会社。 | Books&Apps

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