仕事で一番時間を取られる会議をよりよく変えるアイデア集

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会議と聞くと以前勤めていた会社で、役員の人が
「今月売上が達成していないので、社長に詰められるので、胃が痛い・・・」
と言っていた事を思い出します。
会議って会社の上位の人が下位の人を詰める場になっているだけで、こういう会議を行っていて会社的に何かが向上する事ってあるのかな?
と疑問に感じていました。
 

こうした報告だけの会議は、ハッキリ言って行う意味が無いことは誰が考えても分かります。
だって、報告事項を書いておいて、それを読んでもらえばいいだけですからね。
必要があれば、そこに言い訳も書いておくだけでいいんです。
 

初めから答えがわかっていることに対して問い詰める会議を行なっている会社は本当に多いようですが、詰められる人の心境を考えると、問い詰められた時にする言い訳を考えるだけで、会議の他のアジェンダは思考には全く無いはずです。
 

こうした、行う意味のない会議を、多くの会社は何故行ってしまうのでしょうか?
 

日本人はとにかく集団行動の場では、特定のフォーマットや、定例方式を好む傾向があり、それを集団行動と勘違いしているケースが少なくないようです。
今回はこうした会議をどうすれば良くなるか、僕の考えをまとめてみました。
 

奇抜なアイデアもありますが、是非実践してみて、何が変わったか教えてもらえると幸いでございます。

無駄な会議の種類を考える(辛口注意)

色々な定例会議

最も生産性の上がらない正直無駄とも言える会議形態。
定例会議をセットして安心している管理者も多いのではないでしょうか?

ブレインストーミング

アイデア会議という名目でたくさんの人が一箇所に集まりあーだこーだ言いながら、最善のアイデアを絞り出すという名目だが、ハッキリ言ってしょぼいアイデアの「良い悪い」を言い合い、結果を出して目的を明確に定められる結果に繋がることはほぼ無い会議。
人のアイデアを聞いて、ふくらませることが出来る人が最低一人メンバーに入っていて、アイデアという発想が出来る人が半数以上(できれば全員)いないと、お寒い会議になる。

商材などのプロジェクト会議

プロジェクトの主要メンバー以外はほとんど発言がされず、ほとんどの時間を現状のタスクの進捗確認を行い、忘れ物確認を行うだけの場になる事が多い無意味な会議。
情報共有と進捗確認というのがこの手の会議の目的になっているが、チャットツールを使うだけで会議を行う必要が無い内容のものが多いと思われる。

人に対しての面談会議

給与査定や、定期的に人物のスキル確認、会社や上司に対する考え方を共有したり、上司が部下を評価するために行われる会議だが、アイスブレイクに力を入れすぎて、雑談で終始する事も多い会議。
コミュニケーションと履き違えて行われる事が多い面談会議ですが、会議を通しての親密なコミュニケーションなど生まれるわけも無いことを履き違えている上司は意外と多いかもしれない。

ランチミーティング

昼の部はランチ、夜の部は飲みニケーションなのだが、ミーティングと呼ぶには非常に心もとない会議体である。
正直コミュニケーション以外にこの会議の目的は無いのが実態ではないだろうか。

1時間以上行う会議

参加している人の人件費を全く考えられていない無能な会議。
会議の目的が何であれ、1時間以上かかる会議って無計画に始められて、ゴール設定の無い会議としか思えません。

理想の会議

そもそも会議の何が正解なのかを考えてみましょう。
 

会議の目的は「決め事を行う」の1点に絞り込む事で理想の会議に近づけられます。
 

間違っても情報共有という会議をしてはいけません。
情報共有はメールや書面を送って読んでもらうだけでいいです。
質疑応答などを行いたい場合は、チャットツールを使うだけで要件を満たせることがほとんどです。
 

議事進行を行う人のいない会議はただの雑談会と考えましょう。
適切な発言が行われているか?
無駄な時間が過ぎていないか?
確実に決め事が行われているか?
話し合いをしている内容は本来の内容とズレていないか?
こんな事を軌道修正してくれる役割がいないと、タバコ部屋に毛が生えたレベルでしょう。
 

事前の目的意識の共有を行うことが会議にとって必須であることを理解できるだけで、非常に質の良い会議ができます。
会議をする時に、その会議の目的が自分に関係ないとただ座っているだけの無駄な会議になりますが、これは、ほとんどの人が経験したことがあると思います。
ハッキリ言ってそんな会議に参加する事自体が、悪ですね。
どうせ参加するのであれば、その会議の目的を本気で達成するべく発言したり事前準備する事が参加する姿勢です。
「言われたから参加する」「自分には関係ない」などという意識での参加は、ある意味給料泥棒と言われても仕方がありません。
もちろん、目的もゴールもわからない状態で参加するのも同じ理由で参加する意識が低いと思われても仕方ありません。
 

会議を良くするアイデア集

必ず議事録を付ける

簡易な会議の場合、会議の記録を残さない場合もありますが、必ず誰がどこでどういう内容を決めたのかを残し、できれば、どういう議論がされたのか記録を残しましょう。
このくらい細かな議事録があると、途中でメンバーが増えて新しい人が入った場合でも、その議事録を読むことでプロジェクトの進行が把握できるはずです。

チャット会議を本格運用する

チャット会議は履歴が全て残るというメリットと、参加者がどの場所にいてもスマホを持っているだけで参加できるメリットがあり、何かの作業中であっても、電車で移動中であっても、チャット会議に参加する事ができます。
ただし、資料やデータの共有、発言をする時、会議室の場合と違い、直接話すことほど簡単にならないので、慣れやチャットツールの使いこなしなどが必要ですが、メリットの方が大きいのでやってみる価値はあります。

参加者を意識してみる

無駄に人数が多い会議は、下記のような計算で会議を行った場合の金額を算出してみましょう。

参加者数 × 会議の時間 = ○人時間の工数

例えば、4人で2時間の会議を行った場合、4人 × 2時間 = 8時間会議
これを月給が24万円の人であれば、1日:1万2千円ぐらいの日給と考えられます。
さらに、時給が1500円
単純にこれを8時間分費やすので、1万2千円の会議という事になります。
8時間という時点で1人日という事もわかりますので、プロジェクトとして1日を消化した状態になります。
ただでさえ締切がきつい場合などは、是非参加人数を絞り込んでどうしても必要な決議事項があるときだけに会議を行うようにしたり、
参加するのをキーマン+1ぐらいに絞り込んで見るという事も有効かもしれません。

会議の時間をデフォルト60分から25分にしてみる

会議は60分やるのが当たり前と思っていませんか?
もし、会社でGoogleAppsやGmailを使っているのであれば、「Googleカレンダー」の設定で「既定の長さ」の初期設定を行う場面に出くわします。
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まずは60分から30分をデフォルトにすることで、先程の計算での会議費用が半額になります。
25分にしている理由は、次の人への配慮で5分前に作業が完了して、次の人へのバトンタッチができるようにしておきましょう。
 

椅子を取り除く

他社の人から聞いたのですが、椅子をなくして全員が立った状態で会議をすると、非常に脳が活発になって意見が多く出るというらしいです。
実際に眠くなる会議がある事を考えると、非常に理論的かもしれませんね。

会議が良くなると何が変わる?

自分たちの進行させているプロジェクトのコストが変わります。
実は大きな組織でプロジェクトを動かしているとこの意識がなかなか感じにくくなるので、リーダーの人は必ずメンバーに対してコスト意識を植え付けるように話をしましょう。
 

良い会議をしている会社は、他社から参考にされます。
おそらくプロジェクト自体も成功するし、そこに携わる人達全員が高いスキルを手にすることができます。
プロジェクトチーム自体が活性化するから会議の質もよくなるのだが、会議の質が良いからプロジェクトチーム自体が活性化するという、いい循環も生まれます。
 

是非会議を仕切っている人でなくても自分たちの行なっている会議の質に一度疑問を持ってみて、質を高めるアイデアを出してよりやりがいのある会議をおこなってみませんか?
この記事を通して何かの気付きになれば、と思っています。

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