仕事の効率をあげるGoogleカレンダーの基本設定方法

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毎日「忙しい」が口癖になっていませんか?
 

言う度に周囲からの自分の質が低下するので、できるだけ発しないように工夫してみましょうね。
 

以前記事で書いた「仕事で一番時間を取られる会議をよりよく変えるアイデア集」ですが、
 

Googleカレンダーの設定が極めて好評でした。
 

でも、設定の存在自体を知らない人が多かったので、セット方法を書いておきますね。
 

G-suiteでも同じ設定なので、仕事で使っている人も多いはずです。

Googleカレンダー設定

1. Googleカレンダーの設定を開く
 

「歯車アイコン」 – 「設定」 をクリック
 

スクリーンショット 2017-09-17 9.12.09
 

画面右上の歯車アイコンをクリックする現れます。
 

2. 「規定の長さ」のプルダウンを変更する。
 

スクリーンショット 2017-09-17 9.13.35
 

赤枠の箇所ですが、デフォルトが「60分」になっていると思います。
 

これを「30分」に切り替えます。
 

スクリーンショット 2017-09-17 9.15.29
 

3. 会議の迅速化
 

スクリーンショット 2017-09-17 9.15.36
 

このモードは全てのスケジュールを5分前に完了するようにセットできます。
要するに30分が25分になるんですね。(チェックすると分かりますが・・・)
 

この設定の意味する所

最近のビジネスマンの傾向として、タスク管理をしっかりしなければいけない為、カレンダー登録されているタスクを忠実に守ろうと動いていますが、
 

Googleカレンダーを使っている人のほとんどが、この設定をデフォルトで使っているので、カレンダー登録の時に60分でセットされています。
 

その結果、30分で終わる会議も、律儀に60分かけて行うということが自然と行われているんですね。
 

もちろん、手動で細かく時間設定をしている人がいたとしたら、なおさらデフォルト60分だと、毎回セットしなおさないといけなくなるので、この設定にしておくことで、カレンダーセットの時間効率が上がります。
 

何より、他の時間も今まで60分ベースだったのが、30分基準になります。でももし1時間のセットがしたかったら、Googleカレンダー上でドラッグを1時間分まで伸ばせばいいだけなので、デフォルトは短いほうが融通が利くことが分かります。

5分前行動の徹底

そして、30分行動ベースの次に考えたいのが、「5分前行動」です。
 

色々なサイトで5分前行動の意義は解説されていますが、僕の中で人の評価基準の上位に、この思考が持てているかどうかというのがあります。
 

待ち合わせ場所には5分前に到着し、会議の終了も5分前に終る。
 

こうした時間の余裕が心の余裕を生み、人の信頼を得られる簡単な方法なのですが、意外と意識すら出来ていない人が多くいる事にも気が付きます。
 

「時間の管理は、自分の心の表れ」という事をかつて学生時代にお世話になった先生から聞き、実際に自分がその思考を持てて改めていい言葉だと感じました。
 

時間に操られずに、自分で設定を切り替えて、時間を操れる側に経ってみましょう。

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