Officeドキュメントを自動化計画 #1 RPAへの技術的アプローチについて

会社の資料作成で圧倒的に多いのがエクセルによる売上データや、管理資料の作成や更新する入力作業。 日々、会社でエクセルの入力をしているだけというパンチャー業務の人も少なくないでしょう。 経営に携わる人であれば、会社の売り上げや経費、人の工数管理など、エクセルでの計算式を作って、日時、月次、年次による、トレンドデータを入力して、上司に対してレポーティングしているケースも笑ってしまうぐらい多いでしょう。 さらに営業担当の人などは、他社への提案資料として、パワーポイントを駆使して、課題解決の資料作成を何社も似たような資料作成を毎日夜遅くまで行っているのに残業代は出ないなんていう今どきの辛い現状もあるかと思います。 そんな人達の救いの対応としてRPA技術が注目されているのですが、RPAは単純に作業の効率システムを構築するだけの事で、システムを導入しても仕事が楽にならないというトラブルも少なくないようです。 RPAによる効率化をサンプリングするつもりはないのですが、今回はこうしたほとんどの作業効率化はOfficeドキュメントの入力作業をいかに簡単に行えるかというポイントにのみ注目して、それに対応できるシステム構築を目指してみたいと思います。 最終的にはツール作成を目的として、調査と技術検証を何回かに分けて、ブログで公開していきたいと思います。

望ましい効率化の姿

PRAの目的と全く同じですが、仕事の効率化は、人が数時間掛かっている作業をより短く行うことが目的になります。 そして、効率化のメリットは、作業が早くなるだけでなく、出来る限り人が行う作業を減らしてヒューマンエラーを無くすという目的も存在します。 資料を作ったけど、間違いだらけで、それを確認して修正する手間を考えると、2倍や3倍の工数が掛かっている事もザラにある話です。 最近よく「AIによって人の仕事を奪われる」という話題を聞きますが、AIは悪者ではなく、人ができないことを無理して行っている人の作業を機械が行うことがストレス軽減にもなって、効率的と考えたほうが良さそうです。 AIにも苦手なジャンルがあり、曖昧な判断や、想定以外の思考などは、やっぱり現時点のAIでは全く太刀打ちできません。 効率化作業で最も簡単に行える内容は、エクセルに入力する数値は、何か別の資料を見ながら転機するというモノが多く、こうした参照する元データがあるのであれば、インターネットをうまくつかって、自動的に入力をしてしまうような仕組みを作ることで、簡単に自動化が行えます。 ただし、プログラムなどがわからない人にとって、技術的にどのように自動で入力をさせればいいかなど全くわからないので、やはりこうした件はツールとしての提供が望ましいと考えられます。

Office資料はzipデータ

MicrosoftのOfficeドキュメントはどれもzip形式のフォーマットで構成されています。 ExcelもPowerPointもwordも、どれも拡張子をzipにして、圧縮データを解凍するアプリで実行すると、見事に中身を見ることができます。 試しに簡単に作ってみた３つのドキュメントデータを解凍してみたので、サンプルとして掲載しておきます。 sample.docx.zip (Word sample) ./[Content_Types].xml ./docProps ./docProps/app.xml ./docProps/thumbnail.jpeg ./docProps/core.xml ./_rels ./_rels/.rels ./word ./word/fontTable.xml ./word/document.xml ./word/settings.xml ./word/webSettings.xml ./word/styles.xml ./word/theme ./word/theme/theme1.xml ./word/_rels ./word/_rels/document.xml.rels ./word/stylesWithEffects.xml sample.pptx.zip (PowerPoint sample) ./[Content_Types].xml ./docProps ./docProps/app.xml ./docProps/thumbnail.jpeg ./docProps/core.xml ./_rels ./_rels/.rels ./ppt ./ppt/viewProps.xml ./ppt/slideLayouts ./ppt/slideLayouts/slideLayout9.xml ./ppt/slideLayouts/slideLayout8.xml ./ppt/slideLayouts/_rels ./ppt/slideLayouts/_rels/slideLayout5.xml.rels ./ppt/slideLayouts/_rels/slideLayout4.xml.rels ./ppt/slideLayouts/_rels/slideLayout2.xml.rels ./ppt/slideLayouts/_rels/slideLayout3.xml.rels ./ppt/slideLayouts/_rels/slideLayout8.xml.rels ./ppt/slideLayouts/_rels/slideLayout9.xml.rels ./ppt/slideLayouts/_rels/slideLayout11.xml.rels ./ppt/slideLayouts/_rels/slideLayout10.xml.rels ./ppt/slideLayouts/_rels/slideLayout6.xml.rels ./ppt/slideLayouts/_rels/slideLayout7.xml.rels ./ppt/slideLayouts/_rels/slideLayout1.xml.rels ./ppt/slideLayouts/slideLayout3.xml ./ppt/slideLayouts/slideLayout2.xml ./ppt/slideLayouts/slideLayout1.xml ./ppt/slideLayouts/slideLayout5.xml ./ppt/slideLayouts/slideLayout4.xml ./ppt/slideLayouts/slideLayout6.xml ./ppt/slideLayouts/slideLayout10.xml ./ppt/slideLayouts/slideLayout11.xml ./ppt/slideLayouts/slideLayout7.xml ./ppt/presentation.xml ./ppt/slideMasters ./ppt/slideMasters/slideMaster1.xml ./ppt/slideMasters/_rels ./ppt/slideMasters/_rels/slideMaster1.xml.rels ./ppt/slides ./ppt/slides/slide3.xml ./ppt/slides/slide2.xml ./ppt/slides/slide1.xml ./ppt/slides/_rels ./ppt/slides/_rels/slide2.xml.rels ./ppt/slides/_rels/slide3.xml.rels ./ppt/slides/_rels/slide1.xml.rels ./ppt/theme ./ppt/theme/theme1.xml ./ppt/_rels ./ppt/_rels/presentation.xml.rels ./ppt/presProps.xml ./ppt/tableStyles.xml ./ppt/printerSettings ./ppt/printerSettings/printerSettings1.bin sample.xlsx.zip (Excel sample) ./[Content_Types].xml ./docProps ./docProps/app.xml ./docProps/thumbnail.jpeg ./docProps/core.xml ./_rels ./_rels/.rels ./xl ./xl/workbook.xml ./xl/worksheets ./xl/worksheets/sheet1.xml ./xl/styles.xml ./xl/theme ./xl/theme/theme1.xml ./xl/_rels ./xl/_rels/workbook.xml.rels ./xl/sharedStrings.xml それぞれのファイルの内容などは、いろいろなサイトで解説しているので、ここでは詳細は省きますが、xmlデータでほぼ構成されているのが分かります。 画像データなどのメディアデータを資料内に登録していた場合、ここに画像データがそのまま保存されているので、取り出すことも可能です。 このファイル群をzipで再圧縮して、拡張子を変えてあげると、Officeアプリでちゃんと閲覧できるようになるところまで確認できました。

作業自動化ツールの概要

そして、今回考えておくべき内容としては、一度解凍したファイルを書き換えて再圧縮する処理をするだけで、簡単に想定した資料を作り出すことが可能です。 例えば、たくさん似たようなドキュメントを作るという作業があったとしたら、設定データさえ作ってしまえば、ファイルを開かなくても、ボタン一つで大量の資料量産ができてしまうという効率化です。 また、毎日決まったデータを登録するようなものは、自動で追記されているドキュメントをダウンロードできるだけで、仕事が完了できてしまうことも可能です。 いかがですか？夢のツールだと思いません？ もちろん、そんなに簡単に自動化できるとは考えられないのですが、こうした単純作業を機械がやってくれるだけで、遥かに仕事に費やす時間が少なくすることができる人も多いはずです。 いくつかこうした目的のツールはすでに世の中に存在しますが、とりあえず、僕なりの視点でこのプロジェクトに取り掛かってみたいと思います。 もし自動化に対しての要望などお持ちの人がいたら、お問い合わせくださいませ。 いろいろと検討させていただきます。